Từ 01/6/2025: Sai sót hóa đơn điện tử xử lý thế nào?

Ngày đăng: 16/04/2025

56 Lượt xem

0 Đánh giá

Từ 01/6/2025, việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử sẽ có một số thay đổi theo quy định mới. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh bị xử phạt, đảm bảo đúng quy trình khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai.

1. Từ 01/6/2025: Xử lý hóa đơn điện tử lập sai như thế nào cho đúng quy định?

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại khoản 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sẽ có nhiều điểm mới mà người bán, kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.

Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, bao gồm cả trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, người bán cần xác định bản chất của lỗi để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp: điều chỉnh, thay thế hoặc chỉ cần thông báo.

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, và các nội dung khác vẫn chính xác, thì người bán không cần lập lại hóa đơn mới. Thay vào đó, chỉ cần thông báo nội dung sai sót cho người mua để cùng lưu ý, đồng thời thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thuộc Phụ lục IA. Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hóa đơn và dữ liệu thuế.

Trong trường hợp sai sót nằm ở các nội dung trọng yếu hơn như: mã số thuế của người mua, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án là điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Với hình thức điều chỉnh hóa đơn, người bán cần lập một hóa đơn điện tử mới có nội dung điều chỉnh tương ứng, và ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày… Tháng… Năm…”. Trường hợp này thường được áp dụng nếu sai sót không quá nghiêm trọng và chỉ cần điều chỉnh tăng/giảm nội dung so với hóa đơn ban đầu.

Còn nếu sai sót là nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ thông tin của hóa đơn như sai nhiều chỉ tiêu, sai hàng hóa, đơn giá, đối tượng mua… thì nên lập hóa đơn thay thế. Khi đó, người bán cần phát hành hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin đúng và ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày… Tháng… Năm…” để thay cho hóa đơn cũ.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán cần thực hiện ký số và gửi lại cho người mua. Trong trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán còn phải gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã mới cho hóa đơn này.

Do đó, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm tra hóa đơn thật kỹ trước khi phát hành. Khi phát hiện sai sót, cần xác định rõ loại lỗi, mức độ nghiêm trọng để chọn phương án xử lý đúng và đầy đủ. Tuyệt đối không tự ý hủy hóa đơn sai, không bỏ qua bước thông báo với cơ quan thuế để tránh bị xử phạt.

Việc hiểu và thực hiện đúng các quy định mới từ 01/6/2025 không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn nâng cao uy tín và hiệu quả quản lý hóa đơn – chứng từ. Nếu quý doanh nghiệp hoặc bộ phận kế toán cần hỗ trợ về mẫu biểu, quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo đúng quy định mới, đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ anh 7 để được tư vấn tận tình, đầy đủ và kịp thời.

2. Những tình huống đặc biệt cần điều chỉnh hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025

Bên cạnh các lỗi phổ biến như sai tên, mã số thuế hay giá trị tiền tệ trên hóa đơn điện tử, từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các tình huống nghiệp vụ phát sinh trong thực tế có thể dẫn đến việc phải lập hóa đơn điều chỉnh. Những trường hợp này tuy không phải sai sót do lỗi kỹ thuật, nhưng theo quy định mới, vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ trong công tác kê khai thuế.

Trước tiên, trong trường hợp có sự thay đổi về giá trị hoặc khối lượng hàng hóa – chẳng hạn do điều chỉnh theo kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng – người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh sự chênh lệch. Sự điều chỉnh này có thể là tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) tùy theo bản chất thực tế của giao dịch. Việc thể hiện rõ ràng và chính xác các thay đổi này không chỉ giúp người bán kê khai đúng số thuế phải nộp mà còn tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho các bên khi quyết toán.

Tiếp theo là tình huống áp dụng chiết khấu thương mại theo chính sách bán hàng. Khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình chiết khấu theo số lượng hàng hóa, doanh số hoặc theo giai đoạn bán hàng, cần phải lập hóa đơn điều chỉnh thể hiện giá trị chiết khấu được trừ. Hóa đơn này phải đi kèm theo bảng kê chi tiết danh sách các hóa đơn gốc liên quan để chứng minh cơ sở của khoản điều chỉnh.

Một trường hợp rất thường gặp nữa là trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua. Nếu người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa vì lý do như sai quy cách, không đúng yêu cầu, hủy đơn hàng… thì người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh phản ánh việc trả hàng. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận về việc người mua là bên lập hóa đơn trả lại thì người mua sẽ phát hành hóa đơn điện tử giao lại cho người bán, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc hai bên đều có trách nhiệm chứng từ hợp lệ. Riêng các loại hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (như xe ô tô, bất động sản, thiết bị công nghiệp...) mà đã được đăng ký tên người mua, nếu người mua là đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc chính người mua phải lập hóa đơn trả hàng.

Ngoài ra, khi phát sinh hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm hoặc các khoản chi giảm thu khác, người bán cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số tiền được hoàn và lý do hoàn trả. Điều này nhằm đảm bảo minh bạch trong doanh thu cũng như nghĩa vụ kê khai của bên bán.

Trường hợp đặc biệt trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc nhà để bán, chuyển nhượng, nếu người bán đã lập hóa đơn để thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó giao dịch bị hủy hoặc thay đổi thì cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh cho phần bị thay đổi. Trong trường hợp này, trên hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ thông tin: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...” để đảm bảo tính liên kết giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.

Một điểm đáng lưu ý khác là đối với các tổ chức tín dụng hoặc các đơn vị cung ứng dịch vụ thanh toán, nếu đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán nhưng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí (như trong trường hợp hoàn phí cho đơn vị chấp nhận thẻ), thì vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, khác với các trường hợp thông thường, trên hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp này không bắt buộc phải ghi thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...”, tạo sự linh hoạt hơn cho các đơn vị tài chính – ngân hàng.

Cuối cùng, đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, khi có sự thay đổi liên quan đến thanh toán cước, ví dụ như điều chỉnh gói dịch vụ, khuyến mãi bổ sung hoặc hoàn tiền một phần phí cước… thì người bán cũng cần phải lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật nội dung và giá trị đúng với thực tế giao dịch.

Tất cả các trường hợp trên đều được quy định cụ thể tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là hành lang pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh khi kiểm tra, thanh tra thuế.

Một số lưu ý khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

3. Một số lưu ý khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo đúng quy định và tránh sai sót tiếp theo:

Giữ nguyên hình thức xử lý ban đầu:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót mới, người bán phải tiếp tục sử dụng cùng một hình thức đã áp dụng từ lần xử lý đầu tiên. Ví dụ, nếu lần đầu điều chỉnh thì các lần sau cũng phải điều chỉnh, không được thay thế.
Chỉ điều chỉnh khi thiếu mã hóa đơn hoặc số hóa đơn:
Nếu hóa đơn điện tử được lập nhưng thiếu ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, thì người bán chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh chứ không được thay thế.
Ghi nhận giá trị điều chỉnh theo thực tế phát sinh:
Khi điều chỉnh các nội dung trên hóa đơn như số tiền, số lượng, giá trị hàng hóa... người bán phải ghi rõ giá trị điều chỉnh theo thực tế:
- Nếu phát sinh tăng → ghi dấu dương (+)
- Nếu phát sinh giảm → ghi dấu âm (−)
Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh sai sót:
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cả người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung tại kỳ tính thuế đã phát sinh hóa đơn sai. Điều này đảm bảo tính nhất quán giữa dữ liệu hóa đơn và nghĩa vụ thuế.
Đối với các trường hợp thuộc mục 2 đã nêu:
Hóa đơn điều chỉnh phải được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, trong khi người mua kê khai vào kỳ mà họ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0975480868 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ đại lý thuế

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ kế toán trọn gói

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ lập báo cáo tài chính

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ hoá đơn điện tử

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO

Trụ sở: 39 đường N8 Jamona City Đào Trí Q7 Hồ Chí Minh.