15 điều cần lưu ý về hoá đơn điện tử năm 2025

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới dạng dữ liệu điện tử. Để lập và xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm chắc nội dung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được hiểu là:

"Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử cũng bao gồm trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có chức năng kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế."

Từ quy định trên, có thể hiểu một cách dễ tiếp cận hơn rằng: Hóa đơn điện tử chính là một loại chứng từ kế toán được lập bởi tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Điểm khác biệt quan trọng của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống chính là việc hóa đơn này được thể hiện và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì in ra giấy. Tất cả thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ được ghi nhận, truyền nhận, lưu trữ bằng các phương tiện điện tử theo đúng quy định pháp luật.

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hiện tại, theo quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn điện tử được phân chia thành 02 loại cơ bản, gồm:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế trực tiếp cấp mã xác thực trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn cho người mua.
Trong đó:

• Mã của cơ quan thuế bao gồm:

  • Số giao dịch: Là một dãy số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống quản lý của cơ quan thuế để ghi nhận từng giao dịch phát sinh.

  • Chuỗi ký tự mã hóa: Là dãy ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên toàn bộ thông tin trên hóa đơn do người bán lập ra.

Sự xuất hiện của mã của cơ quan thuế nhằm đảm bảo tính xác thực, minh bạch và giúp cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ hoạt động phát hành hóa đơn trong nền kinh tế.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do chính tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tự lập và gửi trực tiếp cho người mua, mà không cần phải thông qua việc xin cấp mã từ cơ quan thuế trước khi phát hành.

Tuy không cần mã xác thực từ cơ quan thuế, nhưng loại hóa đơn này vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu pháp lý, nội dung bắt buộc và tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.

 

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Công văn 1799/BTC-TCT ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính đã nêu rõ những lợi ích khi áp dụng HĐĐT như sau:

* Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

- Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được HĐĐT do người bán cung cấp.

- Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,...).

- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.

- Sử dụng HĐĐT tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận HĐĐT, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

* Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

- Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.

* Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan

- Sử dụng HĐĐT giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

- Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,...

- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

 

3. Đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Bắt đầu từ ngày 01/7/2022, theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân hoạt động kinh doanh sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

3.1. Các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, bao gồm cả chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam.

• Hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã hoạt động theo Luật Hợp tác xã.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và tổ hợp tác có hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Đơn vị sự nghiệp công lập có thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

3.2. Các trường hợp tạm thời chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, có một số đối tượng được tạm hoãn áp dụng hóa đơn điện tử đến hết ngày 30/6/2022 nếu thỏa mãn cả hai điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp hoặc cơ sở kinh doanh thành lập trong giai đoạn từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.

• Chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để triển khai hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế.

 

4. Khi nào hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp cụ thể như sau:

4.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc.
Các đối tượng này phải chủ động đăng ký phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

4.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

Trong trường hợp nộp thuế theo phương pháp khoán, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
Tuy nhiên, nếu có phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn để giao cho người mua, họ có thể đề nghị cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh giao dịch.

4.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh

Tương tự, đối với hộ và cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế cũng sẽ thực hiện cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng giao dịch cụ thể, đảm bảo linh hoạt cho hoạt động kinh doanh.

 

5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, người nộp thuế truy cập cổng thông tin về Hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Tại đây có hai cách thức tra cứu như sau:

Cách 1: Tra cứu thông tin từng hóa đơn

Cách 2: Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán ra

 

6. Thời điểm lập hóa đơn

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:

* Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

* Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

 

7.Nội dung hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chính sau đây:

Trước tiên, trên hóa đơn phải thể hiện:

• Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn rõ ràng, đúng quy định.

• Tên liên hóa đơn (áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in) theo hướng dẫn chi tiết của Bộ Tài chính.

• Số hóa đơn được cấp theo trình tự liên tục, không trùng lặp.

Tiếp theo, hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin của các bên liên quan:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua hàng hóa, dịch vụ (nếu có).

Đối với phần nội dung về hàng hóa, dịch vụ cung cấp:

• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá cần được thể hiện chi tiết.

• Thành tiền trước thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất GTGT áp dụng, số tiền thuế GTGT tương ứng, tổng tiền thuế GTGT, và tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế.

Về thời gian và chữ ký:

• Thời điểm lập hóa đơn phải thể hiện chính xác theo ngày, tháng, năm dương lịch.

• Chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn điện tử; chữ ký của người mua nếu có yêu cầu.

• Thời điểm ký số điện tử.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn cần:

• Mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn điện tử có mã.

• Thể hiện các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, các khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

• Ghi tên tổ chức nhận in hóa đơn và mã số thuế của tổ chức đó (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).

Về ngôn ngữ, chữ viết, và đơn vị tiền tệ:

• Hóa đơn phải sử dụng chữ viết tiếng Việt, chữ số Ả Rập và đơn vị tiền là Việt Nam đồng (VNĐ), trừ trường hợp giao dịch ngoại tệ sẽ theo hướng dẫn riêng.

Đặc biệt, doanh nghiệp và hộ cá nhân kinh doanh còn có thể:

• Bổ sung thêm các thông tin như biểu trưng (logo), nhãn hiệu hoặc hình ảnh đại diện của đơn vị mình để tăng khả năng nhận diện thương hiệu.

Cuối cùng, cần lưu ý rằng, theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong một số trường hợp cụ thể, hóa đơn điện tử được phép không cần ghi đầy đủ tất cả các nội dung nêu trên, tùy thuộc vào hướng dẫn của cơ quan thuế.

 

8. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng HĐĐT như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn đăng ký sử dụng HĐĐT (bao gồm cả đăng ký HĐĐT bán tài sản công, HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế ủy thác.

Nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.

Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đối với trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Thời gian giải quyết: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT.

Lưu ý: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

 

9. Lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã

9.1. Lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế

* Đối tượng thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

- Đối tượng áp dụng/thực hiện: Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng HĐĐT, gồm:

+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.

+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

- Cách thức thực hiện: Nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

* Đối tượng thực hiện qua trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

9.2. Lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên HĐĐT và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

10. Cách xử lý hóa đơn có sai sót

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn có sai sót cần thực hiện theo quy trình rõ ràng đối với từng trường hợp cụ thể sau đây:

Hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn chưa gửi cho người mua, người bán cần điều chỉnh hóa đơn ngay lập tức bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập một hóa đơn mới thay thế. Sau khi điều chỉnh, hóa đơn đúng sẽ được gửi cho người mua để đảm bảo tính hợp lệ.

Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót

Trong trường hợp hóa đơn đã được gửi cho người mua nhưng phát hiện có sai sót sau đó, người bán cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận lại các thông tin chính xác. Hóa đơn điều chỉnh này phải được kèm theo hóa đơn ban đầu và phải ghi rõ lý do điều chỉnh.

Hóa đơn có sai sót do cơ quan thuế phát hiện

Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, người bán phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế. Trong trường hợp này, cơ quan thuế có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điều chỉnh để xác nhận thông tin chính xác.

Lưu ý quan trọng: Việc xử lý sai sót cần thực hiện đúng thời gian quy định và đảm bảo tất cả các thông tin được ghi nhận chính xác, tránh các rủi ro liên quan đến thuế và pháp lý.

 

11. Hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Điều này được thực hiện khi hóa đơn có sai sót không thể điều chỉnh hoặc cần phải loại bỏ hóa đơn đó để đảm bảo tính chính xác trong sổ sách kế toán và tuân thủ các quy định pháp lý.

Các trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hủy hóa đơn điện tử được thực hiện trong một số trường hợp sau:

• Hóa đơn có sai sót không thể điều chỉnh: Nếu hóa đơn đã lập có sai sót nghiêm trọng không thể sửa chữa thông qua việc điều chỉnh, doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới để thay thế.

• Hóa đơn bị lập nhầm: Trong trường hợp hóa đơn được lập nhầm, ví dụ như lập cho khách hàng sai hoặc ghi sai thông tin quan trọng như mã số thuế của người mua, cần hủy hóa đơn đó và phát hành lại hóa đơn chính xác.

• Hóa đơn không hợp lệ: Nếu hóa đơn phát hành không đáp ứng các yêu cầu về nội dung theo quy định của pháp luật, cơ quan thuế có thể yêu cầu hủy hóa đơn đó.

Quy trình hủy hóa đơn điện tử

Khi tiến hành hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình quy định của cơ quan thuế, bao gồm:

• Lập thông báo hủy hóa đơn: Doanh nghiệp phải lập thông báo về việc hủy hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế. Thông báo này cần ghi rõ lý do hủy và các thông tin liên quan đến hóa đơn bị hủy.

• Thực hiện hủy trên hệ thống hóa đơn điện tử: Sau khi nhận được sự chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện việc hủy hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

• Lập hóa đơn thay thế: Nếu cần, doanh nghiệp sẽ phát hành hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy, đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.

Lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử

• Việc hủy hóa đơn phải được thực hiện trong thời gian quy định và chỉ áp dụng khi có lý do chính đáng. Không được phép hủy hóa đơn nếu không có căn cứ hợp pháp.

• Sau khi hóa đơn bị hủy, doanh nghiệp cần lưu trữ thông báo hủy và các tài liệu liên quan theo đúng quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, thuế.

Hủy hóa đơn là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cần thực hiện đúng quy trình để tránh sai sót hoặc vi phạm pháp luật.

 

12. Điều chỉnh hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều chỉnh HĐĐT được thực hiện khi HĐĐT đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

 

13. Chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã

Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:

- Người nộp thuế đang sử dụng HĐĐT không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã.

Để thực hiện việc chuyển đổi thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng HĐĐT có mã.

- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu, bảo hiểm, điện lực,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.

 

14. Hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chi tiết về HĐĐT có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cụ thể:

Đối tượng sau đây được lựa chọn sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã:

 

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

 

15. Tiêu hủy hóa đơn điện tử

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là quá trình làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng và đảm bảo rằng các hóa đơn không tiếp tục tồn tại trong hệ thống hoặc bị sử dụng sai mục đích. Căn cứ vào Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định trong một số trường hợp cụ thể:

Các trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn bao gồm:

• Hóa đơn không tiếp tục sử dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không còn nhu cầu sử dụng nữa, cần phải thực hiện việc tiêu hủy hóa đơn đó.

  • Thời hạn tiêu hủy hóa đơn: Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

• Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn đã được cấp.

  • Thời hạn tiêu hủy hóa đơn: Chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Quy trình tiêu hủy hóa đơn điện tử

• Thông báo với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc tiêu hủy hóa đơn với cơ quan thuế trước khi thực hiện.

• Thực hiện tiêu hủy: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc tiêu hủy các hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Lưu ý, đối với hóa đơn điện tử, việc "tiêu hủy" có thể thực hiện qua việc xóa hoặc khóa hóa đơn trong hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Lưu ý khi tiêu hủy hóa đơn

• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán phải được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

• Hóa đơn chưa lập nhưng lại là vật chứng của các vụ án không được phép tiêu hủy mà sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật.

• Việc tiêu hủy hóa đơn phải thực hiện đúng quy trình để đảm bảo việc hủy hóa đơn hợp pháp, tránh các sai sót hoặc vi phạm pháp lý.

Tác động của việc tiêu hủy hóa đơn

Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo rằng các hóa đơn không còn giá trị sử dụng mà còn giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác trong hồ sơ kế toán và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế của cơ quan chức năng.

 

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững.

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0975480868 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

                 Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

                 Dịch vụ đại lý thuế

                 Dịch vụ kế toán trọn gói

                 Dịch vụ lập báo cáo tài chính

                 Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

                 Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

                 Dịch vụ hoá đơn điện tử

 

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO

Trụ sở: 39 đường N8 Jamona City Đào Trí Q7 Hồ Chí Minh.

𝐂𝐡𝐢 𝐧𝐡𝐚́𝐧𝐡 𝐁𝐢̀𝐧𝐡 𝐓𝐡𝐮𝐚̣̂𝐧: 728 Trần Hưng Đạo, Phường Đức Long, Thành Phố Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận.

Hotline: 0975.48.08.68 (Zalo) – 085.486.2446

Email: lienhe@dailythuetasco.com

Website: https://dailythuetasco.com/; https://dichvutuvandoanhnghiep.vn/

Facebook: https://www.facebook.com/DAILYTHUETASCO

Instagram: https://www.instagram.com/tv/CjA36vio0ol/?igshid=YmMyMTA2M2Y=

Cộng đồng Zalo: https://zalo

TRAO NIỀM TIN - NHẬN GIÁ TRỊ