Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Bộ Tài chính ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có nhiều quy định mới khiến nhiều doanh nghiệp gặp một số vướng mắc khi triển khai thực hiện, đặc biệt là những nội dung đối với hóa đơn điện tử cần nắm rõ. Quý doanh nhân cần nắm rõ các lưu ý sau đây trong công tác chuẩn bị chuyển đổi hóa đơn điện tử.Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã có sai sót nhưng đã gửi cho người mua
1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01.07.2022:
Căn cứ theo khoản 1, khoản 3 Điều 59 Nghị định 123, hóa đơn điện tử quy định:
✔ Nghị định 123 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01.07.2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01.07.2022.
✔ Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12.09.2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) kể từ ngày 01.11.2020”.
⇒ Như vậy, nghị định này chỉ bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01.07.2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01.11.2020.
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:
2.1. Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
➤ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
➥ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
➥ Ký số trên hóa đơn và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
➤ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
➥ Lập hóa đơn.
➥ Ký số và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
2.2 Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
➤ Doanh nghiệp sau đây được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
➥ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
➥ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
2.3. Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh:
➤ Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
3. Cách xử lý hóa đơn khi có sai sót:
3.1. Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cóc sai sót nhưng chưa gửi cho người mua:
Khi phát hiện sai sót thì người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Sau đó, lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
3.2. Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã có sai sót nhưng đã gửi cho người mua:
Nếu chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
➥ Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (nếu hóa đơn chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế thì không cần thông báo).
Trường hợp sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
➥ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
➥ Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
➥ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
➥ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
➥ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
3.3. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót:
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:
👉 Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
👉 Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
👉 Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
👉 Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
👉 Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
👉 Trường hợp có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
👉 Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0975480868 (Zalo)
Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:
TASCO – ĐẠI LÝ THUẾ CHỊU TRÁCH NHIỆM CAO NHẤT MỌI DỊCH VỤ
Hotline: 0854862446 - 0975480868 (zalo)
Website: https://dailythuetasco.com hoặc https://dichvutuvandoanhnghiep.vn
Email: lienhe.dailythuetasco@gmail.com
Địa chỉ: 103/15 Nguyễn Thị Thập, P. Tân Phú, Quận 7, TPHCM
Fanpage: https://www.facebook.com/DAILYTHUETASCO
TASCO - TRAO NIỀM TIN - NHẬN GIÁ TRỊ
Xem thêm