Tin tức: Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ?
Hầu hết hiện nay các doanh nghiệp đều đang bắt đầu chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Nhưng ít có doanh nghiệp nào hiểu hết được các quy định của hóa đơn điện tử, việc hiểu sai bản chất của hóa đơn điện tử là gì, thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, cách thức khởi tạo cũng như các quy định trong quá trình sử dụng sẽ rất dễ dẫn doanh nghiệp đến những sai phạm và bị phạt gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Đại lý thuế TASCO sẽ làm rõ những vấn đề này trong bài viết dưới đây.
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp?
Hình 1: Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?
Theo Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử hợp pháp phải đáp ứng đủ những điều kiện sau:
Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:
Cụ thể:
+ Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 119/2019/NĐ-CP quy định như sau:
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế).
+ Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử phải có những nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác có liên quan (nếu có).
+ Điều 7. Thời điểm lập hóa đơn điện tử:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
+ Điều 8: Định dạng hóa đơn điện tử:
Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Định dạng hóa đơn điện tử bao gồm 2 thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.
Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
- Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin:
Tính xác định và toàn vẹn thông tin rất quan trọng đối với một hóa đơn điện tử, nếu thiếu đi tính xác định và toàn vẹn thông tin thì hóa đơn điện tử không còn hợp lệ.
Căn cứ theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định “Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất”
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử (thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Hóa đơn điện tử có thể có thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán và có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
- Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.
Hóa đơn điện tử phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử:
Hóa đơn điện tử phải là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ một cách trọn vẹn và có ý nghĩa, hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Đặc biệt lưu ý hóa đơn giấy được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn.
Xem thêm: Những điều cần biết về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế
Báo giá hóa đơn điện tử meinvoice
Thế nào là hóa đơn điện tử không hợp pháp?
Hình 2: Thế nào là hóa đơn điện tử không hợp lệ?
Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng những quy định nêu trên hoặc thuộc trường hợp quy định tại Khoản 9, Khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi:
- Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế;
- Gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Gửi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc:
- Lập khống hóa đơn điện tử
- Dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khá;
- Lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn giá trị thực tế phát sinh;
- Dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.
Xem thêm: Mức phạt vi phạm hành chính đối với hóa đơn điện tử
Thay đổi lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử mới nhất
Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử:
1. Hóa đơn điện tử có liên không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
2. Hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có được gọi là hóa đơn điện tử không?
Trả lời:
Không.
3. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?
Trả lời:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn khác bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.
4. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử được sử dụng ở dạng song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài).
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải hoặc trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn cỡ chữ tiếng Việt.
TASCO - ĐẠI LÝ THUẾ CHỊU TRÁCH NHIỆM CAO NHẤT MỌI DỊCH VỤ
Hotline: 0854862446 - 0975480868 (zalo)
Website: dailythuetasco.com hoặc dichvutuvandoanhnghiep.vn
Xem thêm