Những khoản chi phí hợp lý hộ kinh doanh cần lưu giữ chứng từ

Ngày đăng: 22/06/2026

23 Lượt xem

0 Đánh giá

Từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Việc xác định đúng các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh và lưu giữ đầy đủ chứng từ không chỉ giúp hộ kinh doanh theo dõi hiệu quả hoạt động mà còn là cơ sở quan trọng để chứng minh tính hợp lý của chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Vậy những khoản chi phí nào được xem là chi phí hợp lý và cần lưu giữ chứng từ?

Trong quá trình kinh doanh, hầu hết hộ kinh doanh đều phát sinh nhiều khoản chi như mua hàng hóa, nguyên vật liệu, thuê mặt bằng, trả lương nhân viên, vận chuyển hoặc quảng cáo. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều hộ chỉ quan tâm đến doanh thu mà chưa chú trọng đến việc lưu giữ chứng từ cho các khoản chi phí. Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu đối chiếu số liệu, việc thiếu hóa đơn, chứng từ có thể khiến hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc chứng minh tính hợp lý của các khoản chi đã phát sinh. Đặc biệt, từ năm 2026, khi chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh được chuẩn hóa theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, việc theo dõi doanh thu, chi phí và lưu trữ chứng từ sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn khi hộ kinh doanh được phép lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng bản giấy hoặc điện tử và phải lưu giữ tối thiểu 05 năm.

Các khoản chi phí hợp lý hộ kinh doanh cần lưu giữ chứng từ

1. Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu

Đây là nhóm chi phí quan trọng và thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là các hộ hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại, sản xuất hoặc dịch vụ ăn uống. Việc lưu giữ đầy đủ chứng từ đối với các khoản chi này không chỉ giúp theo dõi giá vốn hàng bán mà còn là căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Các khoản chi phí thuộc nhóm này bao gồm:

Mua hàng hóa để bán lại cho khách hàng.
Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chế biến.
Mua nhiên liệu như xăng, dầu, gas phục vụ hoạt động kinh doanh.
Mua vật tư tiêu hao, bao bì đóng gói sản phẩm.
Mua công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Chứng từ nên lưu giữ gồm:

Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn mua hàng.
Hợp đồng mua bán (nếu có).
Phiếu giao nhận hàng hóa.
Phiếu nhập kho, xuất kho (nếu có thực hiện quản lý kho).
Chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi.

Việc lưu giữ đầy đủ các chứng từ này giúp hộ kinh doanh chứng minh được hàng hóa được mua phục vụ hoạt động kinh doanh thực tế, đồng thời hỗ trợ việc đối chiếu doanh thu, chi phí và tồn kho khi cần thiết.

2. Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh

Đối với nhiều hộ kinh doanh, mặt bằng là yếu tố không thể thiếu để duy trì hoạt động. Chi phí thuê cửa hàng, ki-ốt, kho chứa hàng hoặc văn phòng thường phát sinh định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm và chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí hoạt động.

Hồ sơ cần lưu giữ gồm:

Hợp đồng thuê mặt bằng.
Phụ lục hợp đồng (nếu có điều chỉnh giá thuê hoặc thời hạn thuê).
Biên bản bàn giao mặt bằng.
Chứng từ thanh toán tiền thuê.
Hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế của bên cho thuê (nếu phát sinh).

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ giúp chứng minh tính hợp pháp của địa điểm kinh doanh, đồng thời là căn cứ xác định chi phí thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động.

3. Chi phí tiền lương và các khoản trả cho người lao động

Đây là nhóm chi phí được đề cập trực tiếp trong mẫu Sổ chi tiết doanh thu, chi phí theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Đối với các hộ kinh doanh có thuê nhân viên, việc quản lý và lưu giữ hồ sơ lao động là rất cần thiết.

Các khoản chi thường gặp gồm:

Tiền lương hàng tháng.
Tiền công lao động thời vụ.
Các khoản phụ cấp ăn trưa, đi lại, trách nhiệm.
Tiền thưởng theo hiệu quả công việc.
Các khoản hỗ trợ khác theo thỏa thuận.
Bảo hiểm bắt buộc đối với người lao động thuộc diện tham gia.

Chứng từ cần lưu giữ:

Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
Bảng chấm công.
Bảng thanh toán tiền lương.
Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản.
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (nếu có).

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ lao động giúp hộ kinh doanh chứng minh khoản chi trả thực tế cho người lao động và hạn chế các rủi ro phát sinh khi cơ quan quản lý yêu cầu giải trình.

4. Chi phí điện, nước, internet và viễn thông

Đây là các khoản chi phí vận hành phát sinh thường xuyên trong quá trình kinh doanh. Mặc dù giá trị từng khoản có thể không lớn nhưng cộng dồn theo thời gian sẽ chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng chi phí hoạt động.

Bao gồm:

Tiền điện phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh.
Tiền nước sinh hoạt và sản xuất.
Tiền internet.
Tiền điện thoại liên lạc với khách hàng và đối tác.
Chi phí phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho hoặc các dịch vụ công nghệ khác.

Chứng từ nên lưu giữ:

Hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Hợp đồng cung cấp dịch vụ (nếu có).
Chứng từ thanh toán.
Sao kê ngân hàng đối với các khoản thanh toán trực tuyến.

Những chứng từ này giúp chứng minh các khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh hàng ngày.

5. Chi phí vận chuyển và giao nhận hàng hóa

Đối với hộ kinh doanh bán hàng online, thương mại điện tử hoặc phân phối hàng hóa, chi phí vận chuyển là khoản phát sinh rất phổ biến.

Các khoản chi thường gặp gồm:

Chi phí giao hàng cho khách.
Chi phí vận chuyển hàng từ nhà cung cấp.
Chi phí thuê xe vận tải.
Chi phí bốc xếp hàng hóa.
Chi phí dịch vụ logistics.

Chứng từ nên lưu giữ:

Hóa đơn vận chuyển.
Phiếu giao hàng.
Biên bản giao nhận hàng hóa.
Hợp đồng dịch vụ logistics.
Chứng từ thanh toán.

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ giúp chứng minh mối liên hệ giữa hoạt động mua bán hàng hóa và các khoản chi vận chuyển phát sinh.

6. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản phục vụ kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, máy móc, thiết bị hoặc cơ sở vật chất có thể bị hư hỏng và cần được sửa chữa, bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Ví dụ:

Sửa chữa máy móc sản xuất.
Bảo dưỡng xe vận chuyển hàng hóa.
Sửa chữa cửa hàng hoặc kho chứa hàng.
Bảo trì hệ thống điện, nước.
Bảo dưỡng thiết bị điện tử và máy tính.

Chứng từ cần lưu giữ:

Hóa đơn sửa chữa.
Hợp đồng dịch vụ.
Báo giá hoặc đề nghị sửa chữa.
Biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao công việc.
Chứng từ thanh toán.

Các hồ sơ này giúp chứng minh khoản chi phát sinh nhằm duy trì hoạt động kinh doanh bình thường.

7. Chi phí mua sắm tài sản, máy móc thiết bị

Để phục vụ hoạt động kinh doanh lâu dài, nhiều hộ kinh doanh đầu tư mua sắm tài sản hoặc thiết bị có giá trị tương đối lớn.

Ví dụ:

Máy tính, laptop.
Máy in hóa đơn.
Máy móc sản xuất.
Thiết bị bán hàng.
Camera giám sát.
Phương tiện vận chuyển hàng hóa.

Hồ sơ nên lưu giữ:

Hóa đơn mua tài sản.
Hợp đồng mua bán.
Biên bản bàn giao tài sản.
Phiếu xuất kho của bên bán (nếu có).
Hồ sơ theo dõi sử dụng tài sản.

Việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ giúp chứng minh nguồn gốc tài sản và phục vụ công tác quản lý tài sản trong quá trình kinh doanh.

8. Chi phí lãi vay phục vụ hoạt động kinh doanh

Nhiều hộ kinh doanh sử dụng nguồn vốn vay để mở rộng hoạt động, nhập hàng hoặc đầu tư trang thiết bị. Khi đó, các khoản lãi vay phát sinh cần được theo dõi và lưu giữ hồ sơ đầy đủ.

Các trường hợp phổ biến gồm:

Vay ngân hàng để bổ sung vốn lưu động.
Vay tổ chức tín dụng để mua máy móc, thiết bị.
Vay vốn phục vụ mở rộng quy mô kinh doanh.

Hồ sơ cần lưu giữ:

Hợp đồng tín dụng hoặc hợp đồng vay vốn.
Chứng từ nhận tiền vay.
Lịch trả nợ.
Bảng tính lãi vay.
Chứng từ thanh toán lãi vay và gốc vay.

Những tài liệu này giúp chứng minh khoản vay được sử dụng cho mục đích kinh doanh và hỗ trợ việc theo dõi nghĩa vụ tài chính của hộ kinh doanh.

9. Chi phí quảng cáo, tiếp thị và bán hàng

Trong bối cảnh kinh doanh trực tuyến phát triển mạnh, chi phí quảng cáo và tiếp thị ngày càng trở thành khoản đầu tư quan trọng để tiếp cận khách hàng và gia tăng doanh số.

Các khoản chi phổ biến gồm:

Chạy quảng cáo Facebook.
Chạy quảng cáo Google.
Quảng cáo TikTok.
Thiết kế website bán hàng.
Thiết kế hình ảnh, video sản phẩm.
Chi phí hoa hồng cho sàn thương mại điện tử.
Chi phí thuê KOL, KOC quảng bá sản phẩm.

Chứng từ nên lưu giữ:

Hợp đồng dịch vụ.
Hóa đơn.
Sao kê thanh toán.
Chứng từ giao dịch điện tử.
Báo cáo chiến dịch quảng cáo (nếu có).

Một số lưu ý khi lưu giữ chứng từ

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ giúp chứng minh các khoản chi phục vụ hoạt động bán hàng và phát triển thị trường.

Sắp xếp chứng từ theo từng tháng, quý hoặc theo từng nhóm chi phí để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu.
Lưu giữ đồng thời bản giấy và bản điện tử đối với các chứng từ quan trọng; thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh thất lạc thông tin.
Đối chiếu thường xuyên giữa chứng từ thực tế và sổ ghi chép doanh thu, chi phí nhằm đảm bảo số liệu chính xác.
Hồ sơ nên được lưu đầy đủ, bao gồm hóa đơn, hợp đồng, biên bản và chứng từ thanh toán liên quan; không nên chỉ lưu ảnh chụp màn hình giao dịch.
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, tài liệu kế toán được lưu trữ tối thiểu 05 năm; riêng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế thông báo số thuế phải nộp, hộ kinh doanh cần sử dụng sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để theo dõi và đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế.
Chủ hộ kinh doanh cần nắm rõ nội dung, mục đích và căn cứ phát sinh của từng khoản chi để có thể giải trình với cơ quan thuế khi kiểm tra hoặc thanh tra.

Từ năm 2026, việc ghi nhận doanh thu, chi phí và lưu trữ chứng từ của hộ kinh doanh sẽ ngày càng được chuẩn hóa. Bên cạnh các khoản chi phí được đề cập trong Thông tư 152/2025/TT-BTC như nguyên vật liệu, tiền lương, lãi vay, khấu hao tài sản hay dịch vụ mua ngoài, hộ kinh doanh cũng nên chủ động lưu giữ đầy đủ chứng từ đối với mọi khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh. Điều này không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả mà còn hạn chế rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế trong tương lai.

GỌI NGAY

Tư Vấn Kế Toán Thuế

Tư Vấn Pháp Lý

Phần Mềm Kế Toán

Đào Tạo Kế Toán Thuế

Đại lý thuế TASCO tự hào là một tổ chức được sáng lập và dẫn dắt bởi những CEO có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán - Thuế - Tài chính tại các công ty đa quốc gia cùng với đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, luôn cập nhật kiến thức thường xuyên và làm việc với phương châm "TẬN TÂM - TRÁCH NHIỆM - CHUYÊN NGHIỆP" đảm bảo cung cấp cho quý doanh nhân các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế uy tín và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, TASCO luôn đặt lợi ích của quý doanh nhân lên trên hết. Hơn ai hết, TASCO thấu hiểu khách hàng khi mới ra kinh doanh phải đầu tư khá nhiều chi phí. Vì vậy TASCO luôn hỗ trợ khách hàng giảm tối đa chi phí để vận hành doanh nghiệp bền vững. Những trường hợp lập hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung

(Ảnh tập thể công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Thuế TASCO)

⇒ Đăng ký tại đây để được TASCO tư vấn sớm nhất hoặc liên hệ hotline: 0916227239 (Zalo)

Quý doanh nhân có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác mà TASCO cung cấp:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNDN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ đại lý thuế

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ kế toán trọn gói

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ lập báo cáo tài chính

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì Dịch vụ hoá đơn điện tử

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TASCO

Trụ sở: 39 đường N8 Jamona City Đào Trí phường Phú Thuận Thành Phố Hồ Chí Minh.